Amerika Birleşik Devletleri’nde bir şirket kurmak, küresel girişimciler için önemli bir fırsat olabilir. Ancak ABD vatandaşı olmayan bir kurucu olarak en çok karşılaşılan sorulardan biri şudur: “SSN’im (Sosyal Güvenlik Numaram) yok, peki personel nasıl işe alabilirim?”
İyi haber şu: SSN’iniz olmasa bile, yasal yollarla personel çalıştırabilirsiniz. Elbette dikkat etmeniz gereken bazı vergi, bordro ve raporlama yükümlülükleri vardır. Bu rehberde, ABD’de SSN sahibi olmadan nasıl personel istihdam edilebileceğini, adım adım açıklıyoruz.
SSN Olmadan Şirket Kurulabilir mi?
Evet, ABD vatandaşı olmayan bireyler de LLC veya C-Corp tipi şirketleri kurabilir. Bu şirketlerin sahibi (member veya shareholder) olabilir ve şirketi yönetebilirler. Ancak bireysel olarak sosyal güvenlik numarası almak, çalışma iznine sahip değilseniz mümkün değildir.
Kurucunun SSN’i olmaması, şirketin kendi adına vergi numarası (EIN) almasına ve işe alım yapmasına engel teşkil etmez.
SSN Olmadan Personel Çalıştırmak İçin Gerekli Adımlar
1. EIN (Employer Identification Number) Alın
Personel çalıştırmak için ilk ve en temel adım, şirketiniz adına bir İşveren Kimlik Numarası (EIN) almaktır. Bu numara, şirketin IRS nezdindeki vergi kimliğidir. IRS üzerinden ücretsiz alınır. SSN olmadan da başvuru yapılabilir (posta veya üçüncü parti aracılığıyla online). Personel bordrosu, vergi beyanı ve banka işlemleri için zorunludur
İpucu: SSN’iniz yoksa, EIN başvurusunu IRS’ye faks veya posta yoluyla Form SS-4 ile yapmanız gerekir. “Foreign entity” olduğunuzu belirttiğinizden emin olun.
2. ABD’de Geçerli Bir Banka Hesabı Açın
Çalışanlara maaş ödemek için ABD içinde faaliyet gösteren bir iş hesabınızın olması gerekir. SSN olmadan banka hesabı açmak bazı bankalarda zor olabilir ancak Mercury, Brex gibi fintech bankalar SSN olmadan hesap açabilir, şirket EIN’i ve kayıt belgeleri ile başvuru yapılabilir, noter tasdikli belgeler ve kimlik belgeleri gerekebilir
3. Bordro (Payroll) Sistemine Geçin
ABD’de personel çalıştırmak isteyen şirketlerin, çalışanlarına maaş öderken vergi kesintisi ve raporlama yükümlülükleri vardır. Bunun için bir bordro sistemi (payroll provider) kullanmanız gerekir.
Kullanabileceğiniz sistemlerden bazıları: Gusto, Deel, Remote.com, Rippling.
Bu sistemler; vergi hesaplamalarını, kesintileri, W-2 ve 1099 formlarını otomatik olarak düzenler. Ayrıca, SSN’iniz olmasa bile şirket sahibi olarak bordroyu yönetmenize olanak sağlar.
4. W-2 ve 1099 Süreçlerini Doğru Yönetin
ABD’de iki tür personel çalıştırabilirsiniz:
• W-2 Çalışanı (Employee): Sürekli, bordrolu çalışan
• 1099 Bağımsız Yüklenici (Contractor): Proje bazlı dış kaynaklı iş gücü
Bordro sistemi, bu kişilere ödenecek vergileri ve yıl sonu belgelerini sizin yerinize hazırlar. Önemli olan doğru kategoriyle işe alım yapmak ve tüm çalışanlar için gerekli formları zamanında teslim etmektir.
5. Eyalet Bazlı İşveren Yükümlülüklerini Takip Edin
Her eyaletin kendi işveren yasaları vardır. SSN’iniz olmasa bile, şirket olarak şu konularda yükümlülüğünüz doğabilir; eyalet işveren kayıtları, işsizlik sigortası katkı payı (suta), işçi tazminat sigortası, asgari ücret düzenlemeleri
Çalıştıracağınız kişinin bulunduğu eyaletin resmi sitesinden veya muhasebeciniz aracılığıyla bu yükümlülükleri öğrenebilirsiniz.
SSN Olmadan Yöneticilik Yapabilir miyim?
SSN sahibi olmayan bir kurucu olarak: şirketin yöneticisi (Managing Member / Director) olabilirsiniz, sözleşmeleri imzalayabilirsiniz, banka işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz, personel alımı, işten çıkarma ve bordro süreçlerini yönetebilirsiniz.
Ancak şirket üzerinden kendinize maaş ödeyebilmeniz için genellikle çalışma izni (EAD) veya SSN sahibi olmanız gerekir. Aksi halde sadece “pasif kurucu” pozisyonunda kalırsınız.
Sık Sorulan Sorular
SSN olmadan EIN almak zor mu?
Hayır, Form SS-4 üzerinden yapılabilir. Sadece başvuru süreci biraz daha uzun sürer.
ABD dışından personel çalıştırabilir miyim?
Evet, ancak bu kişiler için ABD vergi sistemine değil, çalıştıkları ülkenin kurallarına göre ödeme yapılır. Deel veya Remote gibi platformlar bu konuda yardımcı olur.
Şirketin yöneticisi olarak bordroya girebilir miyim?
SSN’iniz veya ABD çalışma izniniz yoksa, resmi olarak kendinize maaş ödeyemezsiniz.
SSN’siz de İşveren Olunabilir
ABD’de SSN sahibi olmadan bir şirket kurmak ve yasal yollarla personel çalıştırmak mümkündür. Bu süreçte en kritik adımlar, doğru vergi numaralarının alınması, uygun bordro sistemlerinin kurulması ve her iki tarafın haklarını koruyacak yasal düzenlemelerin yapılmasıdır.
Girişiminiz için SSN’iniz olmasa bile profesyonel bir yapı kurabilir, büyüyebilir ve global bir ekip oluşturabilirsiniz. Önemli olan, her adımı bilinçli atmak ve yasal düzenlemelere tam uyum sağlamaktır.
