ABD merkezli bir şirket kurdunuz ve büyümek istiyorsunuz. Ancak henüz tam zamanlı bir ekip kurmak yerine, proje bazlı işlerde freelancerlarla çalışmak sizin için daha mantıklı olabilir.Peki freelancer çalıştırmak ABD’de ne kadar kolay? Hangi yasal kurallar geçerli? IRS neye dikkat ediyor?
Bu rehberde, ABD şirketleri için freelance çalıştırma sürecini, doğru sınıflandırma, vergi yükümlülükleri, sözleşme düzeni ve uluslararası freelancerlarla çalışma gibi başlıklarla ayrıntılı şekilde inceliyoruz.
1. Freelancer Nedir? ABD Hukukunda Bağımsız Yüklenici (Independent Contractor) Tanımı
ABD’de freelance çalışanlar, yasal olarak “Independent Contractor” (bağımsız yüklenici) olarak tanımlanır. Bu kişiler:
• Şirketin bordrosuna dahil edilmez
• Kendi vergi yükümlülüklerini kendileri üstlenir
• Genellikle proje bazlı, geçici görevler için istihdam edilir
• Kendi ekipmanlarını, zaman planlamasını ve iş yöntemlerini belirler
Freelancer, tam zamanlı bir çalışan (W-2 Employee) değildir. Bu ayrım, vergisel sorumluluklar açısından çok kritik bir öneme sahiptir.
2. IRS Sınıflandırma Kurallarına Dikkat
ABD Gelir İdaresi (IRS), bir kişinin çalışan mı yoksa bağımsız yüklenici mi olduğunu belirlemek için üç temel kriteri baz alır:
a. Davranışsal Kontrol
İşi nasıl yapacağı, nerede ve ne zaman çalışacağı gibi detaylar şirkete mi yoksa kişiye mi ait?
b. Finansal Kontrol
Ekipman, ofis, yazılım gibi masrafları kim karşılıyor? Kişi birden fazla müşteriyle çalışıyor mu?
c. İlişkinin Niteliği
Taraflar arasındaki ilişki yazılı mı? İşin süresi kısa mı, devamlı mı? Sağlık sigortası, yan haklar var mı?
Eğer bu soruların çoğu “şirket” yönünde cevaplanıyorsa, IRS bu kişiyi çalışan olarak kabul edebilir ve geri dönük vergi borcu çıkarabilir.
3. Form 1099-NEC ve Vergi Bildirimi
ABD’de bir freelance çalışana yılda 600 dolar veya daha fazla ödeme yapıyorsanız, yıl sonunda Form 1099-NECdoldurmanız gerekir. Bu form:
• IRS’ye gönderilir
• Freelancera iletilir (Ocak ayı sonuna kadar)
• Freelance hizmet ödemesinin resmi kanıtıdır
Not: Eğer freelancer bir şirketse (LLC, C-Corp vb.), 1099 zorunluluğu bazı durumlarda geçerli olmayabilir.
4. Freelance Sözleşmesi Hazırlamak Şarttır
Freelancerlarla çalışırken mutlaka yazılı bir sözleşme yapılmalıdır. Bu sözleşmede şu unsurlar yer almalıdır:
• İşin kapsamı ve teslim tarihi
• Ödeme tutarı ve yöntemi
• Fikri mülkiyet ve gizlilik şartları
• Vergi sorumluluklarının kime ait olduğu
• Tarafların yasal statüsü (bağımsız yüklenici olduğu açıkça belirtilmeli)
Bu sözleşme, olası anlaşmazlıklarda şirketinizi koruyacak ilk ve en önemli belgedir.
5. Uluslararası Freelancerlarla Çalışmak: ABD Şirketleri İçin Kurallar
ABD merkezli bir şirket, ABD dışındaki freelancerlarla da çalışabilir. Ancak bu durumda:
• ABD vatandaşı olmayan freelancerlar için Form W-8BEN alınmalıdır
• Bu form, IRS’ye freelancerın ABD dışı olduğu bilgisini sunar
• Bu sayede 1099-NEC formu düzenlemeniz gerekmez
• Vergi stopajı ihtiyacına karşı çifte vergilendirme anlaşmaları kontrol edilmelidir
Deel, Remote veya Upwork gibi platformlar bu süreci otomatik olarak yöneten araçlar sunar.
6. Freelance Çalıştırmanın Avantajları ve Riskleri
Avantajlar: Bordro yükü yok, Esnek ve maliyet etkin, Uzmanlığa göre hızlı erişim, Kısa süreli projelere uygun.
Riskler: IRS sınıflandırma hataları, Yetersiz sözleşme koruması, Fikri mülkiyet sorunları, Projelerde süreklilik sorunu.
Bu nedenle freelance iş gücüyle çalışırken doğru prosedürleri takip etmek, hem operasyonel başarı hem de yasal güvenlik açısından elzemdir.
Freelance Çalıştırmak Kolaydır, Doğru Yolda Giderseniz
ABD merkezli şirketler için freelance çalışanlarla iş yapmak, büyüme sürecinde müthiş bir esneklik sağlar. Ancak unutulmamalıdır ki, doğru sınıflandırma, sözleşme ve vergi bildirimi yapılmadığı takdirde şirketiniz ciddi cezalarla karşılaşabilir.
Kurallar net bu yüzden süreç yönetilebilir: Doğru şekilde tanımla, yazılı sözleşme yap, gerekli formları topla, IRS bildirimlerini zamanında gerçekleştir.
Bu temel adımlarla, freelance iş gücünü verimli ve yasal bir şekilde iş modelinize entegre edebilirsiniz.
