İşinizi en iyi şekilde yönetebilmeniz için kayıt tutma konusu son derece önemlidir. İşinizin idaresine ek olarak, bu kayıtlar vergi konusunda da büyük önem taşır. Bu kayıtlar için bir başkasını görevlendirseniz de, kendiniz sorumluluğu alsanız da kayıt tutma işi son derece dikkatlice ele alınmalıdır.
Kayıtlarınızı düzgün bir şekilde tutarak hem nakit akışındaki sıkıntılara hem de yasal problemlere karşı önceden önlem alabilirsiniz. Kayıtlarınızda bulunması gereken unsurlardan bazıları şunlardır:
Gelirler ve Giderler
Her bir işlem mutlaka kayıt altına alınmalıdır. Kasaya ne kadar para girdiği, ne kadar çıktığı ve bu miktarların nereden gelip nereye gittiği gibi bilgileri düzenli bir şekilde tutmanız gerekir.
Nakit
Şirketinizin harcamalarını kaydetmek son derece önemlidir. Bu sayede yıllık harcamalarınızı kolayca görebilir ve bütçenizi daha iyi yönetebilirsiniz. Geri iadeli çekler yazmak ve küçük kasa defteri tutmak gibi yöntemler, etkili kayıt tutma yöntemleri arasında yer alır.
Depo
Depo ve envanter kayıtlarını düzenli tutmak, stoklarınızı kontrol altında tutmanıza yardımcı olur. Bu sayede eğilimleri (trendleri) takip ederek gelecekteki talepleri öngörebilir, mal çalınmasının önüne geçebilir ve ürünlerin kaybolmasını engelleyebilirsiniz. Depo kayıtlarınızda satın alma tarihleri, stok sayıları, satın alım maliyetleri, satış tarihleri ve satış fiyatları gibi bilgileri bulundurmalısınız.
Alacaklar ve Ödenecekler
Müşterilerinizin size olan borçlarının ve sizin başkalarına olan borçlarınızın kaydını her zaman düzenli olarak tutmalısınız. Mümkün olduğunca detaylı veri ile kayıt tutmaya özen göstermelisiniz. Fatura tarihleri, sayılar, miktarlar, ödeme koşulları, ödeme tarihleri, ödenecek tutarlar ve müşteri bilgileri gibi ayrıntıları kayıt altında bulundurmanız önemlidir.
Çalışanlar
Sadece bir çalışanınız olsa bile bazı formlar ve başvurular hakkında sorumlu olursunuz. Ayrıca çalışanlara dair vergiler konusunda da sorumluluklarınız vardır. Her eyaletin farklı vergi yükümlülükleri olabilir. İşverenler, W-4 (Withholding Allowance Certification) ve I-9 (Employment Eligibility Verification) gibi formları bulundurmak zorundadır. Stopaj, işsizlik ve tazminat gibi konularda da gerekli kayıtları tutmakla yükümlü olduğunuzu unutmamalısınız.
Eğer kayıtlarınızı kendiniz tutmaya karar verirseniz, mutlaka bir uzmana danışarak her şeyi doğru yaptığınızdan emin olmalısınız. İşletmeniz büyüdükçe, tüm bu kayıtları tutması için bir profesyonel görevlendirmek ve/veya daha karmaşık kayıt tutma yazılımlarını kullanmak iyi bir fikir olabilir.
E-posta : [email protected]
